# D5 — Hub de Equipa & SOPs

> Hoje: vais cobrir o que torna o negócio **escalável** — pessoas com OKRs claros e processos documentados que sobrevivem à tua memória.

⏱ **Tempo total estimado:** 90-120 min
🎯 **Outcome do dia:** OKRs do trimestre definidos, 3 SOPs críticos documentados, 1:1s recorrentes agendados.

> **Mesmo que sejas solo,** este dia é crítico. OKRs sem equipa = clareza pessoal. SOPs sem equipa = liberdade futura.

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## Pré-requisitos

- [ ] D1-D4 concluídos
- [ ] Claude Coworker operacional (D4)
- [ ] Lista mental de 3 processos que "tens à confiança" e nunca documentaste

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## Bloco 1 — Hub de Equipa (45 min)

### Etapa 1.1 · Completar o Diretório de Pessoas

Em `06 Hub Equipa → Diretório` (criado no D1).

1. Adiciona TODA a tua equipa (mesmo freelancers regulares ou VAs)
2. Para cada um:
   - Nome, Cargo, Departamento
   - Email, Slack
   - Data de entrada
   - Manager (relação self)
3. **Tu também estás lá.** Marca a tua entrada com Cargo correto, Departamento "Liderança" (ou o que for).

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### Etapa 1.2 · Cria DB OKRs Trimestrais

`/database — Inline` em `06 Hub Equipa`. Nome: **OKRs Trimestrais**.

| Propriedade | Tipo |
|---|---|
| Objetivo | Title |
| Trimestre | Select (Q2 2026, Q3 2026, Q4 2026, Q1 2027...) |
| Nível | Select (Empresa, Departamento, Individual) |
| Owner | Relation → Diretório |
| KR1 | Text |
| KR1 Target | Number |
| KR1 Atual | Number |
| KR1 Progresso | Formula: `(prop("KR1 Atual") / prop("KR1 Target")) * 100` |
| KR2 | Text |
| KR2 Target / Atual / Progresso | (igual) |
| KR3 | Text |
| KR3 Target / Atual / Progresso | (igual) |
| Progresso médio | Formula: média dos 3 progressos |
| Estado | Select (On track, At risk, Off track, Concluído) |
| Notas | Text |

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### Etapa 1.3 · Define 3-5 OKRs para este trimestre

> Esta é a parte estratégica do dia. Não improvises.

**Regra base:**
- 1 OKR empresa (a missão deste trimestre)
- 1-2 OKRs departamentais (Comercial, Produto, etc.)
- 1 OKR pessoal (se solo, é só este)

**Cada OKR tem 3 KRs.** Cada KR é mensurável.

### Exemplo (adapta ao teu caso)

| Objetivo | KR1 | KR2 | KR3 |
|---|---|---|---|
| **Empresa Q3 2026:** Estabelecer-nos como referência PT em serviço X | Faturação Q3 ≥ €60k | NPS ≥ 50 | 3 estudos de caso publicados |
| **Comercial Q3 2026:** Construir pipeline previsível | Pipeline ponderado ≥ €100k | Conversão Lead→Cliente ≥ 18% | 25 outreach calls feitas |
| **Pessoal Q3 2026 (eu):** Sair do gargalo operacional | Horas semanais em reactive ops ≤ 8h | 5 SOPs críticos documentados | 1 1:1 semanal cumprido por mês |

**Reflexão honesta:** os OKRs estão a esticar-te ou são "safety bets"? Bons OKRs deviam ter ~70% de probabilidade — se 100%, são demasiado fáceis.

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### Etapa 1.4 · Cria DB de 1:1s

Mesmo solo, faz 1:1s contigo próprio (escrever pensamento em vez de só pensar).

`/database` em Hub Equipa: **1:1s**.

Propriedades-chave (mínimo):
- Título | Title
- Data | Date
- Participantes | Relation → Diretório
- Manager | Person
- Agenda | Text
- Notas | Text
- Action items | Text
- Próxima 1:1 | Date

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### Etapa 1.5 · Agenda 1:1s recorrentes

**No calendário pessoal (Google Cal/Outlook):**
- Com cada direct report: 30 min, semanal ou bissemanal
- Solo: 30 min "Strategic time" semanal

**Princípio:** se a reunião está no calendário recorrente, acontece. Se está só na cabeça, não acontece.

✓ **Checkpoint Bloco 1:** OKRs definidos, 1:1s agendadas.

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## Bloco 2 — SOPs críticos (45-60 min)

> Vais documentar 3 processos hoje. Não 10. **Três bem feitos > dez à pressa.**

### Etapa 2.1 · Cria DB SOPs

Em `02 SOPs & Onboarding`.

| Propriedade | Tipo |
|---|---|
| Título | Title |
| Departamento | Select |
| Categoria | Multi-select (Diário, Semanal, Pontual, Crítico) |
| Responsável | Person |
| Estado | Select (Rascunho, Em revisão, Aprovado, Obsoleto) |
| Versão | Text |
| Última revisão | Date |
| Próxima revisão | Date |
| Vídeo Loom | URL |

**Template de página interna** (cada SOP deve seguir 8 secções):
1. Objetivo
2. Quando se usa (trigger)
3. Quem executa
4. Tempo estimado
5. Pré-requisitos
6. Passos (numerados)
7. Verificação de qualidade
8. Exceções

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### Etapa 2.2 · Escolhe 3 SOPs críticos

**Critério:** processos que:
1. Fazes recorrentemente (semanal ou mais)
2. Ninguém mais sabe fazer
3. Se falhasses esta semana, alguém ficava perdido

**Exemplos típicos:**
- Como faturar um cliente novo
- Como fazer onboarding de cliente
- Como publicar um post
- Como responder a refund request
- Como onboardar freelancer
- Como fechar o mês contabilístico

Escolhe **3** que se aplicam a ti.

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### Etapa 2.3 · Documenta cada SOP (15-20 min cada)

**Método rápido (usa o Claude Coworker do D4):**

1. Abre Claude Desktop, conversa nova
2. Cola:

```
Vou descrever-te informalmente como faço "[NOME DO PROCESSO]". Vais estruturar como SOP profissional usando o template padrão do Notion OS.

Descrição informal:
[ESCREVE EM 5-8 FRASES, COMO SE EXPLICASSES A UM AMIGO]

Output em 8 secções: Objetivo, Trigger, Quem executa, Tempo, Pré-requisitos, Passos, Verificação, Exceções.

Onde for ambíguo, marca [CLARIFICAR].
```

3. Refina com 1-2 iterações
4. **Cria a entrada no Notion:**
   - Cliques em **+** dentro da DB SOPs
   - Preenche metadados (Departamento, Categoria, Responsável)
   - Abre a página da entrada → cola o output do Claude no corpo
   - Estado: Rascunho (vais validar amanhã, refinas, e marcas Aprovado)

**Repete para os outros 2 SOPs.**

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### Etapa 2.4 · Cria Trilho de Onboarding (template)

Mesmo se não vais contratar já: vais valorizar quando contratares.

1. Em `02 SOPs`, cria DB **Trilhos de Onboarding**
2. Adiciona 1 trilho exemplo: "Onboarding [Cargo que provavelmente vais contratar primeiro]"
3. Preenche:
   - Cargo
   - Duração total (dias)
   - SOPs incluídos: liga aos 3 SOPs que acabaste de criar

Não documentas o trilho completo hoje. Apenas marcas a estrutura.

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## Bloco 3 — Workflow IA D5 (10 min)

Adiciona à DB Workflows IA:

| Campo | Valor |
|---|---|
| Workflow | SOP a partir de Loom |
| Trigger | Vídeo Loom gravado de um processo |
| Ferramenta | Chat ou Coworker |
| Prompt #ID | #032 |
| Módulo destino | 02 SOPs |
| Tempo poupado | ~45 min por SOP |
| Estado | Em teste |

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## Validação final

- [ ] Diretório com toda a equipa (mesmo solo: tu)
- [ ] 3-5 OKRs definidos para este trimestre, com KRs mensuráveis
- [ ] 1:1s agendadas no calendário (recorrentes)
- [ ] 3 SOPs críticos documentados (mesmo em rascunho)
- [ ] Trilho de Onboarding com estrutura (vazio mas existe)
- [ ] Workflow IA "SOP from Loom" registado

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## ⚠️ Pitfalls comuns

### "Os meus OKRs parecem-me genéricos"
Volta atrás: o KR é mensurável? "Aumentar receita" não é KR — "MRR ≥ 8k€ em junho" é KR.

### "Não tenho 3 SOPs críticos a documentar"
Tens. Pensa: o que farias se desaparecesses 2 semanas? Os 3 processos que mais preocupariam são os teus 3 SOPs.

### "Os SOPs gerados pelo Claude estão demasiado verbosos"
Pede: "Reduz cada secção a no máximo 5 bullets. Foca-se no essencial."

### "Não vou contratar tão cedo, vale a pena documentar?"
**Sim.** Documentar SOPs força clareza mental que reduz erros teus. E quando contratares (mais cedo do que pensas), poupas semanas.

### "Os OKRs do trimestre que mudei não fazem sentido para mim"
OKRs não são imutáveis. Revê em 30 dias. O importante é começar.

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## 🎯 O que conquistaste hoje

- **Norte estratégico claro:** sabes o que importa no próximo trimestre, mensurável
- **Bus factor reduzido:** 3 processos críticos deixaram de viver só na tua cabeça
- **Pré-equipa pronta:** trilho de onboarding aguardando contratação
- **Ritmo operacional:** 1:1s no calendário = conversas estratégicas garantidas

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## Próximo passo — D6

Amanhã: **Content Motor & Roadmap**. Vais montar a infraestrutura para conteúdo previsível e features priorizadas.

Lê hoje (opcional):
- `Modulos/04_Content_OS.md` — secção "Filosofia"
- `Modulos/05_Roadmap_Produto.md` — secção "Filosofia"

🎉 **Quase lá. Mais 2 dias e tens o sistema completo a operar.**